Reforma Tributária: como preparar cadastros e estoques com o ERP E2Corp
A transição para o novo modelo tributário brasileiro aumenta a importância de um ponto que já deveria fazer parte da rotina de qualquer indústria: a qualidade dos dados registrados no ERP.
Com a implementação gradual do IVA Dual, formado pela CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), cadastros de produtos, movimentações de estoque e informações fiscais passam a exigir ainda mais consistência. Nesse cenário, não basta que o ERP esteja tecnicamente preparado para atender às mudanças. A base de informações utilizada pelo sistema também precisa estar correta.
Para indústrias que utilizam o ERP E2Corp da Aoki Inova, o período de transição é uma oportunidade para revisar cadastros, conferir inventários e estruturar os processos internos antes que novas regras tributárias estejam plenamente incorporadas à operação.
Por que a Reforma Tributária exige atenção aos dados do ERP?
Um ERP integra diferentes áreas da fábrica. No E2Corp, os cadastros e as movimentações alimentam processos de estoque, compras, vendas, produção, financeiro, fiscal e contábil. Isso significa que uma inconsistência criada na origem pode se propagar por diferentes etapas da operação.
O cadastro de produtos é um exemplo claro. Informações fiscais incorretas ou desatualizadas podem afetar documentos fiscais, apurações, custos e análises utilizadas pelos gestores.
A Reforma Tributária reforça essa necessidade de consistência porque a gestão dos créditos tributários dependerá da qualidade das informações que circulam entre documentos fiscais e sistemas de gestão.
Portanto, preparar o ERP para a Reforma Tributária envolve duas frentes complementares: adequar o sistema às novas regras e garantir a qualidade dos dados que serão processados por ele.
1. Cadastro de produtos: a informação fiscal começa na origem
Cadastros são a base das movimentações realizadas no E2Corp. Dados como produtos, fornecedores, clientes e documentos participam diretamente de processos como emissão de notas fiscais, controle de estoque, compras, produção, financeiro e contabilidade.
Por isso, antes da consolidação das novas regras tributárias, a indústria deve revisar as informações fiscais associadas aos seus itens.
Entre os pontos que merecem análise estão:
- NCM dos produtos;
- origem das mercadorias;
- classificações e parâmetros fiscais aplicáveis;
- unidades de medida;
- cadastros duplicados ou inativos;
- regras utilizadas na entrada e saída dos materiais;
- consistência das informações utilizadas nos documentos fiscais.
Essa revisão não deve ser tratada apenas como uma atividade do departamento fiscal. Em uma indústria integrada por ERP, os mesmos dados podem participar de compras, estoque, produção, vendas, custos e contabilidade.
Um cadastro inconsistente, portanto, pode gerar efeitos em cadeia.
2. Estoque físico e estoque no ERP precisam representar a mesma operação
Outro ponto crítico é a acurácia do estoque.
É comum encontrar fábricas nas quais o estoque físico não corresponde exatamente ao saldo apresentado pelo sistema. As causas podem estar em recebimentos lançados incorretamente, consumos de matéria-prima sem apontamento, baixas inadequadas, movimentações realizadas fora do processo ou inventários sem periodicidade definida.
O problema não se limita ao almoxarifado.
Quando o estoque não é confiável, o PCP pode planejar uma ordem considerando um material que não está fisicamente disponível. Compras pode adquirir um item que já existe no depósito. A produção pode consumir materiais sem que o custo seja corretamente apropriado. O financeiro e a contabilidade, por sua vez, passam a trabalhar sobre informações que não representam integralmente a operação real.
Com um ambiente fiscal cada vez mais digital, manter coerência entre movimentação física, documentos e registros do ERP torna-se ainda mais relevante.
Como o E2Corp contribui para aumentar a rastreabilidade do estoque?
O E2Corp ERP possui recursos voltados à gestão de materiais e estoques, incluindo rastreabilidade física e contábil, gestão de locais e armazéns, endereçamento, custos, ponto de reposição, estoque mínimo, curva ABC e histórico das movimentações.
Na produção, o sistema trabalha com conceitos de MRP I e MRP II, integrando estrutura de produto, demanda de materiais, ordens e apontamentos de produção.
Essa integração permite que uma movimentação operacional tenha continuidade dentro do sistema. A matéria-prima recebida pode alimentar o estoque, ser utilizada no planejamento, consumida em uma ordem de produção e posteriormente refletida na apuração dos custos e demais controles relacionados.
O diferencial não está simplesmente em registrar quanto existe no estoque, mas em manter um histórico estruturado sobre como os materiais entraram, foram movimentados e foram consumidos pela operação.
3. Planilhas paralelas aumentam o risco de divergência
Outro cenário recorrente em pequenas e médias indústrias é a utilização do ERP em conjunto com diversas planilhas paralelas.
Uma planilha isolada não representa necessariamente um problema. A dificuldade surge quando ela passa a funcionar como uma segunda base operacional para informações que deveriam estar integradas.
Por exemplo: compras trabalha com uma informação, produção mantém outro controle e estoque utiliza uma terceira base. No fechamento, alguém precisa reconciliar manualmente os dados.
Quanto maior o volume de movimentações, maior tende a ser o esforço necessário para identificar divergências.
O E2Corp foi estruturado para integrar áreas como compras, vendas, estoque, produção, financeiro, fiscal e contabilidade. Utilizar essa integração reduz a necessidade de redigitação e cria uma base central para acompanhamento da operação.
4. A Reforma Tributária também é um projeto de saneamento de dados
A adequação tributária não deveria começar apenas pela atualização de regras fiscais. Para uma fábrica que utiliza ERP, existe uma etapa anterior: avaliar a qualidade das informações existentes.
Um processo estruturado pode ser dividido em quatro frentes:
Revisão dos cadastros
Identificar registros duplicados, incompletos, desatualizados ou com parâmetros que precisam ser revistos.
Conferência do inventário
Comparar periodicamente os saldos físicos com os registros do E2Corp e investigar a origem das diferenças encontradas, em vez de simplesmente ajustar o saldo.
Revisão dos processos de movimentação
Verificar como são realizadas entradas, transferências, requisições, consumos de produção, devoluções e demais movimentações que alteram o estoque.
Validação das parametrizações fiscais
Revisar, em conjunto com os responsáveis fiscais e contábeis da indústria, as informações necessárias para o período de transição e para as novas regras tributárias.
Não basta o ERP estar atualizado se a base estiver inconsistente
Esse é um dos pontos mais importantes para gestores que estão se preparando para a Reforma Tributária.
O E2Corp pode oferecer recursos de controle, integração e rastreabilidade, mas a qualidade do resultado continua dependendo da qualidade dos dados registrados e da disciplina dos processos internos.
Se uma entrada de material não é registrada corretamente, se um consumo de produção deixa de ser apontado ou se determinado produto possui informações cadastrais inadequadas, o sistema processará dados que não representam corretamente a realidade da fábrica.
Em outras palavras: tecnologia, parametrização e processo operacional precisam trabalhar juntos.
O que a indústria ganha ao organizar essa base agora?
O principal resultado é aumentar a confiabilidade das informações utilizadas pela gestão.
A resposta é uma oportunidade que vale ouro, pois o ganho não está apenas em aumentar a confiabilidade das informações utilizadas pela gestão, pois com o estoque mais preciso, sua empresa provocará melhora no planejamento de compras e produção, melhor apuração dos custos, redução de retrabalhos administrativos, facilidade na rastreabilidade. Informações, e maior segurança na definição de estratégias gerenciais.
O momento é agora, realizar o saneamento durante o período de transição permite distribuir o trabalho ao longo do tempo, testar procedimentos e corrigir inconsistências antes que elas interfiram em processos tributários mais críticos.
O objetivo não é simplesmente atender uma nova obrigação fiscal. É utilizar a mudança regulatória como oportunidade para melhorar a qualidade dos dados para geração de informações estratégicas para a sobrevivência.
Como começar a preparação no E2Corp?
Para indústrias que já utilizam o E2Corp, uma primeira etapa prática é reunir os responsáveis por estoque, fiscal, contabilidade, compras e produção e identificar quais informações precisam ser revisadas.
A partir desse diagnóstico, é possível organizar prioridades: cadastros críticos, divergências de inventário, processos executados fora do ERP e parametrizações que precisam ser analisadas para a transição tributária.
A equipe da Aoki Inova pode auxiliar na avaliação dos processos relacionados ao E2Corp e orientar sobre os recursos e parametrizações do sistema envolvidos nessa preparação.
Prepare o E2Corp e a base de dados da sua indústria para a Reforma Tributária
A Reforma Tributária amplia a importância da integração entre gestão operacional, estoque, fiscal e contabilidade. Para aproveitar os recursos de um ERP robusto, porém, a informação registrada precisa representar corretamente aquilo que acontece na operação.
O momento, portanto, é adequado para revisar cadastros, conferir inventários, eliminar controles paralelos desnecessários e validar os processos que alimentam o E2Corp.
Se sua indústria já utiliza o E2Corp, converse com a equipe de pós-venda da Aoki Inova para avaliar os pontos que precisam ser revisados e preparar o sistema para as próximas etapas da Reforma Tributária.
